E-MAIL
A palavra "e-mail" pode ser empregada com três
sentidos: gênero textual, endereço eletrônico, meio de transmissão de mensagem. Como gênero textual, ele é um documento oficial, assim como o ofício, e deve-se, portanto, evitar o
uso de linguagem incompatível como uma comunicação oficial. Como endereço
eletrônico, é utilizado pelos servidores públicos, o email deve ser
oficial e ter a extensão “.gov.br”, por exemplo. Como transmissão de
mensagem eletrônica, por seu baixo custo e rapidez se transformou na principal
forma de envio e recebimento de documentos na administração pública.
No campo “Assunto” a mensagem
deve ser clara, relacionando o conteúdo global do e-mail, assim,
quem receber a mensagem identificará rapidamente do que se trata, assegurando
que o assunto reflita claramente o conteúdo completo da mensagem para que não
pareça, ao receptor, que se trata de uma mensagem não solicitada/lixo
eletrônico.
Local e data são desnecessários
no corpo da mensagem, uma vez que o próprio sistema apresenta esta informação.
É necessário colocar uma saudação inicial. As primeiras palavras vão estabelecer o tom da
comunicação entre os interlocutores, nesse sentido, existem formas impessoais,
formais, descontraídas e informais. Também é relevante que se leve em
consideração a idade e o cargo da pessoa a quem se envia o e-mail e a ocasião em que a mensagem está sendo passada.
No caso dos anexos, avalie se ele é
realmente indispensável e se seria possível colocá-lo no corpo do e-mail, para evitar arquivos desnecessários. Evite anexos excessivos.
É importante seguir a mesma linguagem durante toda a mensagem. Isso acaba gerando mais
envolvimento do destinatário e atenção ao que está sendo passado. Procure
evitar erros de português, principalmente se o destinatário ocupar
cargos de relevância. Caso o erro esteja no começo, o destinatário pode até
desconsiderar toda a mensagem.
Ao encerrar um email, “Atenciosamente”
é o fecho padrão em comunicações oficiais; evite abreviações como
“Att”, pois o seu significado se torna outro.
“Att”
significa “Attention to".
Vale lembrar que o uso
de abreviaturas não está regulamentado por nenhum dos textos legais que
orientam a ortografia.
Assinatura, é como um cartão de visita, faz parte da identidade corporativa de uma
empresa, dá a sensação de uma maior credibilidade e profissionalismo.
Por: Júlia Majewski, Jessica Zaarour e Bruna Cristina
